Как да защитите с парола документи и pdfs с Office

Microsoft Office ви позволява да шифровате вашите документи и PDf файлове, което ви дава възможност да защитите вашия документ с парола. С други думи, ако зададете парола за документ, никой няма да я отвори без нея.

В днешната статия ще ви покажем как да защитите с парола документи и PDF файлове. Инструкциите са създадени в Office 2016, но ще работят и за други версии на Office.

Колко сигурно е да защитите документ с парола?

Преди това от Office 95 до Office 2003 схемата за криптиране беше много слаба и можеше лесно да бъде заобиколена със софтуер за разбиване на пароли.

В Office 2007 и по-нови версии Microsoft взе по-сериозно сигурността и премина към Advanced Encryption Standard (AES). Сега, ако зададете парола за документ, ще бъде много трудно да я взломите и на теория вашият документ ще бъде напълно безопасен.

В защитата на документа можете да зададете парола за редактиране на документа. Тоест човек без парола ще може да преглежда документи, но не и да редактира. Този тип защита може лесно да бъде компрометиран и премахнат. Следователно, ако зададете парола, тогава е желателно за целия документ.

Второ предупреждение: криптирането с парола работи добре, ако записвате документи в съвременни формати като docx. Ако запишете документа в стар формат като doc - офисът ще използва стария и слаб тип криптиране.

Като цяло, ако записвате документи в модерен формат и зададете парола за целия документ, вашите документи са в безопасност.

Как да защитя документите на Office с парола

За да защитите, т.е. да зададете парола за всеки документ на Office - първо трябва да го отворите (това е може би „най-трудното“ 🙂). Няма значение дали ще отворите Word, Excel, PowerPoint или Access. В отворен документ отидете на „Файл“ горе вляво => Информация => кликнете върху бутона „Защита на документа“ => Шифроване с парола.

В Word този бутон е „Защита на документ“, в Excel - „Защита на работната книга“, в PowerPoint - „Защита на презентацията“, в Microsoft Access - Защита с парола. Но всичко около този бутон е в „Подробности“.

Също така, използвайки този бутон, можете просто да ограничите редактирането, така че хората без парола да могат да виждат документа, но не и да редактират. За да направите това, изберете „Ограничаване на редактирането“. Но както беше посочено по-горе, не е безопасно.

Създайте и въведете парола, след което щракнете върху „OK“. Колкото по-сложна е паролата, толкова по-трудно е да я намерите, ако въведете рождения си ден като парола - тогава не се изненадвайте, ако тя се отвори без проблеми. Въпреки че може би по този начин ще накарате подчинените да си спомнят кога имате рожден ден 🙂 Най-добре е да използвате цифри, букви и знаци, за да запазите всичко.

Ако забравите паролата си, забравете за документа, ще бъде много трудно да го взломите ...

В прозореца за потвърждение въведете отново паролата и щракнете върху "OK"

Сега запазете и затворете документа и ако го отворите отново, ще бъдете подканени да въведете парола, за да го отворите.

За да премахнете паролата - отидете на „Файл“ => Информация => кликнете върху „Защита на документа“ => Шифроване с парола => оставете полето за парола празно и щракнете върху „OK“ => паролата ще бъде премахната от документа.

Как да създам PDF файл, защитен с парола

Можете също да експортирате всеки документ на Office в PDF файл и да го защитите с парола.

Отворете документ на Office (Word, Excel, PowerPoint) => отидете на "Файл" => Експортиране => Създаване на PDF / XPS документ => кликнете върху бутона "Създаване на PDF / XPS"

В прозореца, който се отваря, изберете "Опции" => поставете отметка в квадратчето "Шифроване на документ с парола" и щракнете върху "OK"

Създайте и въведете парола в "Парола" и "Потвърждение" => щракнете върху "OK". Опитайте се да не го забравите, за да не попаднете на „приятно“ занимание с темата „Познайте, за да мога да пиша тук“.

Изберете място за запазване на PDF файла и щракнете върху Публикуване.

Сега намерете запазения PDF файл и опитайте да го отворите, когато го отворите, ще бъдете подканени да въведете парола.

Тази функция ще ви позволи да защитите важни документи. Това е всичко за днес, ако има някакви допълнения, пишете коментари! Успех 🙂